Notfallmanagement auf Freizeiten - Teil 1: Die Notfallansicht
Im ersten Teil unserer Blogreihe zum Thema Notfallmanagement auf Freizeiten wollen wir euch die Notfallansicht von Betlehem Booking näher bringen und euch zeigen, wie sie euch im Notfall auf Freizeiten helfen kann.
Sowohl im Anmeldeformular als auch im Freizeitpass werden reihenweise Informationen abgefragt, die ihr von euren Teilnehmern benötigt. Diese gehören dabei verschiedensten Bereichen an wie z.B.:
- Rechnungsadresse
- Notfallkontakte, die während der Veranstaltung erreichbar sind
- Informationen über bestehende Allergien
- Regelmäßig einzunehmende Medikamente
- Wunschnachbarn im Zelt
- T-Shirtgröße für das Freizeitshirt
- ...
Während es im Beitrag zur automatischen Datenlöschung um die Unterteilung ging, welche Daten (rechtlich) wie lange aufgehoben werden dürfen/müssen, beschäftigen wir uns hier mit einem anderen Thema: Auf welche dieser Informationen muss ich im Notfall schnell zugreifen?
Wir gehen an dieser Stelle von einem eher individuellen Notfall aus, also dass ein Freizeitteilnehmer (oder auch ein Mitarbeiter, daher solltet ihr von diesen auch die relevanten Daten vorhalten!) sich verletzt oder erkrankt und ggf. einem Arzt vorgestellt werden muss oder gar vom Rettungsdienst versorgt werden muss. Informationen wie die Rechnungsadresse oder die T-Shirtgröße gehören hier zu der Kategorie der Datenpunkte, die rein organisatorischer Natur sind und uns hier überhaupt nicht weiterhelfen. Die Medikamente und Allergien hingegen gehören da definitiv zu und auch die Notfallkontakte sind wichtig.
Welche Datenpunkte auf eurer Veranstaltung wichtig sind, müsst ihr für euch entscheiden, das hängt auch von vielen verschiedenen Faktoren ab (Ziel der Freizeit, Altersgruppe, durchgeführte Aktivitäten etc.). So muss der Medikationsplan für eine Kinderfreizeit im Zweifelsfall deutlich detaillierter ausfallen als der für eine Freizeit mit jungen Erwachsenen.
In der Notfallansicht, die für jede Veranstaltung konfiguriert werden kann, könnt ihr ganz einfach einstellen, welche Informationen ihr braucht. Für den Einsatz während der Freizeit kann die Ansicht als eine Art individuelle "App" (eine sogenannte Progressive Web App, kurz PWA) auf eurem Telefon, Tablet oder auch Laptop installiert werden. Auf diese "App" habt ihr dann ohne Login Zugriff und könnt sie an diejenigen Freizeitmitarbeiter weitergeben, die dort Zugriff haben sollen.
Als Freizeitleiter kann komfortabel in der Ansicht gesucht und auf die wichtigsten Informationen zugegriffen werden.
Als zusätzliche Absicherung gibt es auch noch die Möglichkeit, alle Daten, die ihr während der Veranstaltung braucht, als PDF herunterzuladen und ggf. auszudrucken. Schaut dazu gerne im Bereich der Teilnehmerliste die Exportfunktion "Freizeitpässe als PDF" an. Hier können alle Felder aus der Anmeldung und aus dem Freizeitpass ausgewählt werden und für jeden Teilnehmer wird ein entsprechendes Dokument erstellt. Bei Bedarf kann hier auch noch ein Unterschriftenfeld hinzugefügt werden, mit dem ihr euch bei Abfahrt durch die Erziehungsberechtigten die Korrektheit der Daten bestätigen lassen könnt. Das ist aber kein Muss und nach unserer Auffassung auch rechtlich nicht zwingend erforderlich.
Wie geht es weiter mit unserer Reihe zum Notfallmanagement? In Teil 2 beschäftigen wir uns damit, welche Daten ihr im Notfall noch braucht, abgesehen von den Daten der Teilnehmer. In Teil 3 schauen wir uns an, wie ihr eure (nicht digitalen) Dokumente u.ä. für den Notfall organisieren könnt und in Teil 4 schauen wir uns an, wie ihr nach einem eingetretenen Zwischenfall für die passende Dokumentation sorgt.